Postup pri vyraďovaní registratúrnych záznamov v COJ
Povinnosti COJ ECAV pri správe registratúry a vyraďovaní registratúrnych záznamov stanovuje zákon 395/2002 Z. z.,
https://www.zakonypreludi.sk/zz/2002-395 ako aj Cirkevný zákon č. 7/2014.
zbornik_cpp_aktual_znenie_2018.pdf pôvodca registratúrnych záznamov
V zmysle zákona 395/2002 Z. z. má každý pôvodca registratúru aspoň raz za 5 rokov uskutočniť vyraďovacie konanie, v ktorom Ministerstvo vnútra SR určí, ktoré záznamy nemajú dokumentárnu hodnotu a možno ich zlikvidovať a ktoré dokumentárnu hodnotu majú, a treba ich uložiť v archíve.
Pri vyraďovaní záznamov vo všetkých COJ bol s ministerstvom vnútra SR dohodnutý nasledovný postup:
(1) Všetky cirkevné organizačné jednotky (ďalej len COJ) Evanjelickej cirkvi augsburského vyznania na Slovensku (ďalej len ECAV), pri vyraďovaní registratúrnych záznamov postupujú v zmysle zákona 395/2002, vyhlášky MV SR 628/2002, ako aj v zmysle cirkevného zákona č.7/2014 a cirkevného nariadenia č. 1/2015.
(2) Všetky COJ ECAV (t.j. ECAV, dištrikty, senioráty, cirkevné zbory, prípadne účelové zariadenia ECAV) uskutočňujú vyraďovanie registratúrnych záznamov prostredníctvom cirkevných archívov: Ústredného archívu ECAV (COJ na území Západného dištriktu ECAV) a Archívu Východného dištriktu ECAV(COJ na území Východného dištriktu ECAV), pod dohľadom Ministerstva vnútra SR, odboru archívov a registratúr.
(3) Návrh na vyradenie registratúrnych záznamov a zoznamy vecných skupín registratúrnych záznamov navrhnutých na vyradenie (záznamov so znakom hodnoty „A“ a záznamov bez znaku hodnoty) vypracúvajú COJ ECAV v zmysle vzorových registratúrnych plánov, zverejnených prostredníctvom webovej stránky www.ecav.sk a zasielajú ich príslušnému cirkevnému archívu.
(4) Cirkevný archív návrh so zoznamami skontroluje a o prípadných nedostatkoch vyrozumie pôvodcu registratúrnych záznamov. Správne vypracovaný alebo opravený návrh na vyradenie so zoznamami, cirkevný archív zašle na odbor archívov a registratúr MV SR na posúdenie.
(5) V prípade, že návrhy so zoznamami spĺňajú všetky potrebné náležitosti, odbor archívov a registratúr MV SR posúdi dokumentárnu hodnotu registratúrnych záznamov a vydá rozhodnutie o vyradení registratúrnych záznamov, o trvalej dokumentárnej hodnote registratúrnych záznamov a o tom, že pôvodca registratúry môže zničiť registratúrne záznamy bez trvalej dokumentárnej hodnoty. Rozhodnutie zašle príslušnému cirkevnému archívu, z ktorého vzišiel podnet.
(6) Cirkevný archív zašle príslušnej COJ elektronickú kópiu rozhodnutia a metodicky ju usmerní pri likvidácii vyradených registratúrnych záznamov bez trvalej dokumentárnej hodnoty a odovzdaní archívnych dokumentov do príslušného archívu.
V prípade akýchkoľvek nejasností nás kontaktujte emailom na archiv@ecav.sk alebo na telefónnych číslach 02/5920 1229 a 0918 828 005
Vzorové registratúrne plány:
Vzorový registratúrny plán pre cirkevné zbory.pdf
Vzorový registratúrny plán pre senioráty.pdf
Potrebné formuláre:
Návrh na vyradenie registratúrnych záznamov.docx