Na skusoch v Stuttgarte

Na skusoch v Stuttgarte

10. 5. 2011 sa na biskupskom úrade našej partnerskej Evanjelickej cirkvi Württemberg v Stuttgarte uskutočnil celodenný seminár, cieľom ktorého bolo oboznámiť sa so skúsenosťami so zavádzaním elektronického informačného systému v ich cirkvi. Cestu vykonal Dušan Vagaský, riaditeľ GBÚ, Ľubomír Turčan, člen generálneho hospodárskeho výboru, a Marcela Kmeťová, tajomníčka pre zahraničie.
Návšteva a rokovanie sa uskutočnilo v zmysle záverov Rozhodovacieho výboru Hoffnung fȕr Osteuropa zo dňa 15. 4. 2010, ktoré pri schvaľovaní podpory nášmu projektu ECAV na Slovensku EIS – Elektronický informačný systém, v zmysle uznesenia GP 63/4-2010, boli prijaté ako odporúčanie pre ECAV na Slovensku.
Návšteva bola dohodnutá s cirkevným radcom Georgom Eberhardtom, osobným tajomníkom krajinského biskupa a vedúcim úradu biskupa.

Celý deň sa nám venovali vedúci referátu IT Hans Belser a Antje Weber, ktorí si k jednotlivým témam prizývali svojich spolupracovníkov z oddelenia Finančného manažmentu a informačných technológií. K jednotlivým témam boli pripravené powerpointové prezentácie a prítomní zamestnanci Vrchnej cirkevnej rady zodpovedali na všetky naše položené otázky priamo počas prezentácie.
Témy rokovania:
1. Výber a nasadenie sofvéru NAVISION v ELKW
2. Cirkevný finančný manažment s NAVISION K
3. Prezentácia Mikrosoft Dynamics NAV v ELKW
4. Praktické ukážky účtovania
Okrem týchto hlavných tém rozhovorov boli zodpovedané aj praktické otázky ohľadom štruktúry cirkvi.

Pre nás boli najdôležitejšie a najzaujímavejšie informácie o výbere a o spôsobe nasadzovania sofvéru:
1. Predprojekt bol predstavený v roku 1996
2. Samotný projekt bol odštartovaný v roku 1997 pracovníkmi ekonomického oddelenia v rámci jestvujúcej štruktúry biskupského úradu
3. Hrubý koncept projektu bol predstavený v roku 1999, keď sa prijalo odporúčanie pre vedenie podvojného účtovníctva
4. Prieskum dodávateľov systému
5. Vznik vlastnej projekčnej organizácie na biskupskom úrade v roku 2000
6. Spracovanie zadania projektu (232 strán) a paralelný výber výpočtovej techniky v rokoch 2000 – 2002
a. oslovených celkom 9 firiem
b. do užšieho výberu sa dostali 3 systémy – SAP, ifs/KIRP a Navision
c. postupne vylúčili ifs – na základe pilotného projektu 2002
d. neskôr vylúčili SAP – kvôli zložitosti systému (využiteľných len 30 %)
7. Diskusia o výhodách a nevýhodách podvojného alebo jednoduchého účtovníctva
8. Rozhodnutie synody o nasadení projektu s podvojným účtovníctvom a jednoduchou nadstavbou softvéru pre jednoduché účtovníctvo v novembri 2002
9. Rozhodnutie o nasadení software NAVISION a výber partnera Raber und Märcker
10. Určenie technických požiadaviek a prezentácia prototypu
11. Začiatok programovania od r. 2003
12. Pilotná prevádzka v jednom cirkevnom zbore od júna 2004
13. Prestavba softvéru účtovníctva na ústredí v apríli 2005 na 130 pracoviskách
14. Náhrada starého softvéru novým v cirkevných zboroch od roku 2006 – 2008
a. 2006 – počet seniorátov 11 (290 CZ)
b. 2007 – počet seniorátov 15 (427 CZ)
c. 2008 – počet seniorátov 25 (690 CZ)
15. Ukončenie prác podľa plánu v roku 2008

Dôležité bolo pripraviť systém školení pre špeciálne skupiny:
1. Rozhodovacie grémiá
2. Miestne cirkevné orgány
3. Spolupracovníci vo vedení
4. Ekonómovia Vrchnej cirkevnej rady
5. Pokladníčky
6. Hospodársky pracovníci
7. Právnici

Obsah školení:
1. Vecné plánovanie
2. Účtovníctvo
3. Nový softvér

Kritické body:
1. Motivácia členov projektového tímu pracovnou zmluvou nie na dobu určitú, ale na dobu neurčitú
2. Problémy so zapojením pracovníkov ekonomického oddelenia kvôli vyťaženosti (tímy až po 19.00 hodine)
3. Rozpor medzi detailnými potrebami ústredia a jednoduchými potrebami CZ
4. Vyčistenie chýb databázy pre prenos zo starého systému do nového
5. Aktualizácia softvéru počas zavádzania systému
6. Prenos dát starého systému dva roku dozadu

Skúsenosti z partnerskej cirkvi by mali byť pre nás inšpiráciou, a to pri príprave a realizácii akýchkoľvek zmien v cirkvi. Pretože len dôsledná príprava, do detailov rozdiskutované otázky a jednoznačné závery prijaté konsenzom a schválené príslušným grémiom vedú k úspechu.

D. Vagaský, 8. 6. 2011

Galéria k článku